Když se firma rozhodne začít s automatizací, první reakce bývá rozpačitá. Všichni tuší, že někde existují činnosti, které by se daly zjednodušit, ale nikdo nechce být ten, kdo ukáže na konkrétní oddělení. Výsledkem je, že se měsíce diskutuje o možnostech a nic se neděje. Přitom stačí zvolit jednoduchý postup: sepsat všechny pravidelně se opakující úkoly, u každého odhadnout, kolik minut týdně zabere, a seřadit je podle poměru času k náročnosti zavedení. První automatizace nemá být převratná, má hlavně prokázat, že to funguje.

Nejčastější chybou je snaha automatizovat hned něco složitého, třeba schvalování faktur napříč pěti systémy. Takový projekt se táhne měsíce, lidé ztratí nadšení a vedení přestane věřit, že automatizace má smysl. Mnohem lepší je začít u drobností: přepisování údajů z e-mailů do tabulek, rozesílání potvrzení, třídění příchozích požadavků podle klíčových slov. Pokud hledáte konkrétní postup, jak tyto činnosti popsat a vybrat, pomůže vám návod na automatizaci kancelářských úkolů krok za krokem, který vysvětluje i to, jak nastavit realistická očekávání.

Při výběru procesů se vyplatí ptát se tří otázek. Děláme tuto činnost alespoň několikrát týdně? Má jasná pravidla, podle kterých se dá rozhodnout? A je výstup vždy stejný, nebo se pokaždé liší? Čím více odpovědí zní ano, tím vhodnější kandidát. Naopak úkoly, které vyžadují lidský úsudek, vyjednávání nebo kreativitu, nechte zatím stranou. Automatizace nemá nahradit lidi, má jim uvolnit ruce od rutiny.

Jakmile vyberete dva nebo tři kandidáty, proveďte malý test. Zaznamenejte, kolik času jim skutečně věnujete, a zkuste jeden z nich zautomatizovat v omezeném rozsahu. Po měsíci porovnejte výsledky. Pokud se čas zkrátil a chybovost klesla, máte důkaz, se kterým přesvědčíte i zbytek firmy. Pokud ne, získáte cennou zkušenost a přejdete k dalšímu procesu. Důležité je nezůstat u plánování a začít s něčím konkrétním.